Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste

Nuorisotutkimusseura käsittelee hallinnoimiaan henkilötietoja vastuullisesti ja henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä lakeja, viranomaisten ohjeistuksia sekä hyvää hallintotapaa.

Laatimispäivä 22.5.2018

Rekisterinpitäjä

Nuorisotutkimusseura ry
Asemapäällikönkatu 1
00520 Helsinki
puh. 020 755 2662
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sarianne Karikko
Asemapäällikönkatu 1
00520 Helsinki
puh. 044 416 5313
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Rekisterin nimi

Nuorisotutkimusseura ry:n asiakasrekisteri.

Nuorisotutkimusseura ry:n tutkimustoiminnassa käytettävillä tutkimusaineistoilla on erilliset tietosuojaselosteet. Nuorisotutkimusseura ry ylläpitää listausta kaikista tietosuojaselosteistaan lain edellyttämällä tavalla rekisterinpitäjän selosteessa käsittelytoimista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Nuorisotutkimusseuran ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, yhdistyslain mukaisen jäsensuhteen hoitamista varten sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Rekisterin tietosisältö ja henkilöryhmät

Asiakasrekisteri sisältää tietoja Nuorisotutkimusseuran ry:n jäsenistä, asiakkaista ja tilaajista, sen järjestämien tapahtumien osallistujatiedoista sekä markkinointirekisteristä. Asiakasrekisterin osat voivat sijaita eri järjestelmissä, joita kaikkia käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisin suojausperiaattein.

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia yksilöintitietoja: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.  Rekisterissä voidaan käsitellä lisäksi rekisteröidyn itsensä antamia tietoja omasta tieteenalastaan, ammatistaan tai taustaorganisaatiostaan, tietoja jäsenluokasta sekä tapahtumailmoittautumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja, kuten allergia- ja erityisruokavaliotietoja.

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Nuorisotutkimusseura ry:n jäseniä, Nuorisotutkimusseuran järjestämään tapahtumaan osallistujia tai markkinointiluvan antaneita.

Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Säännönmukaisia tietolähteitä ovat jäsenen tai tapahtuman osallistujan itse ilmoittamat tiedot, sekä asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokannat. Lisäksi rekisteriin saatetaan lisätä tietoja yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten sidosryhmien verkkosivuilta. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritietoja voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle.

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistolla.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterinsuojauksen periaatteet

a) manuaalinen aineisto

Osaa rekisteristä (kirjanpitoaineisto) säilytetään manuaalisena aineistona lukitussa tilassa lukitussa kaapistossa. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä manuaalisen aineiston tietoja.  Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

b) sähköinen aineisto

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tietojen tarkistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot sekä saada niistä itselleen pyydettäessä kopiot.  Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itsestään rekisteriin merkittyjen tietojen korjaamista. Mikäli tiedoissa on virheitä, tulee korjaamispyyntö tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseen tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

On huomattava, että kaikkia tietoja ei välttämättä voida heti poistaa esimerkiksi kirjanpitosääntöihin perustuen. Poisto tehdään anonymisoimalla asiakkaan tiedot eli poistamalla tai salaamalla kaikki sellainen tieto, jonka perusteella asiakas voitaisiin tunnistaa.

Oikeus valituksen tekemiseen valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.